Pourquoi l'estimer à l'œil ne suffit pas
Demandez à un dirigeant combien de temps son équipe passe sur l'administratif : il répondra « beaucoup ». Demandez-lui sur quelles tâches exactement : la réponse devient floue. Sans chiffre par tâche, impossible de savoir quoi automatiser en premier, ni de vérifier ensuite que ça a marché.
La méthode en quatre étapes
Voici la méthode que nous utilisons pendant le diagnostic. Vous pouvez la faire vous-même en une semaine :
- Lister les tâches répétitives : relances, réclamation de documents, saisie de commandes, réponses aux mêmes questions.
- Compter les volumes sur une semaine normale : combien de relances, combien de demandes, combien de documents.
- Chronométrer chaque tâche trois ou quatre fois et garder le temps moyen (par exemple : réclamer une pièce, 6 minutes).
- Multiplier : volume × temps moyen = heures par semaine, tâche par tâche.
Lire le résultat
En général, deux ou trois tâches représentent l'essentiel du temps. Ce sont elles qu'il faut traiter en premier. Une tâche fréquente, simple et qui suit toujours les mêmes règles est une bonne candidate à l'automatisation. Une tâche rare, sensible ou qui demande du jugement doit rester humaine.
Garder la mesure dans le temps
Une fois l'outil en place, le même calcul sert de preuve : nombre d'actions faites par le logiciel × temps de référence. C'est ce chiffre qui apparaît chaque semaine dans le rapport Singular, et c'est sur lui que porte notre garantie.
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