Réclamer les documents manquants sans y passer ses journées

Un dossier incomplet coûte cher

Dans un cabinet de courtage, un syndic ou chez un courtier en crédit, une bonne partie de la journée part à courir après des pièces : une attestation, une fiche de paie, un constat, un devis. Chaque relance prend quelques minutes, mais elles s'accumulent, et pendant ce temps le dossier n'avance pas.

Ce qui fait traîner la collecte

Trois causes reviennent presque toujours :

• la liste des pièces attendues n'est écrite nulle part, chaque gestionnaire la connaît de tête ;
• personne ne sait exactement ce qui est déjà arrivé, car les pièces sont dans les e-mails ;
• les relances dépendent de la mémoire de chacun.

Organiser la collecte pour qu'elle avance seule

Première étape : écrire, pour chaque type de dossier, la liste des pièces attendues. Deuxième étape : faire lire chaque e-mail reçu pour ranger les pièces et cocher la liste automatiquement. Troisième étape : programmer une séquence de relances (par exemple à 3, 7 et 10 jours) qui s'arrête dès que le client répond.

Avec Singular, ces trois étapes sont prises en charge par le logiciel. Le gestionnaire ne voit plus que ce qui demande vraiment son attention : un document illisible, un client qui ne répond pas, un sujet sensible.

Ce que vous pouvez faire dès cette semaine

Même sans outil, écrivez vos listes de pièces par type de dossier et fixez des dates de relance. C'est souvent la moitié du gain. L'automatisation fait le reste.